業務効率化

AIだけじゃない。
決まった仕事は、仕組みで一度に。

毎回同じ転記、毎月同じ請求の作業。
そんな「決まった仕事」は、表の数式や、ボタン1つの自動化で、ぐっと楽になります。

AIを使わなくても、ここまでできる

たとえば、こんな仕組み

どれも、今あるExcelやGoogleスプレッドシートで作れる例です。

施設作成例

シフト表の見落としに、表が気づく

人が足りない日、夜勤の回数、希望休。組んだシフトを、数式がずっと見張ります。

前足りない日がないか、毎月目で数えて確認あと足りない日が赤くなる。夜勤の回数も数字で出る

施設作成例

入金のお願いは、必要な方にだけ

預り金の残高を計算して、少なくなった方のお便りにだけ、お願いの文を入れます。

前残高を見ながら、一人ずつ文を書き足すあと対象の方のお便りにだけ、文が入った状態でできあがる

訪問介護作成例

ヘルパーさんの報告が、そのまま経過記録に

訪問のあと、スマホでチェックするだけ。気になることがあったときだけ、サ責に届きます。

前電話やメモの報告を、サ責が経過記録に書き写すあと記録は自動でたまり、サ責は書き写す時間を、気になる報告の確認に使える

どこでも作成例

議事録に、出席した人だけが並ぶ

職員名簿に✓をつけるだけ。出席者と欠席者が、議事録に自動で入ります。

前名簿を見ながら、出席者の名前を手で打つあと欠席した人は、伝達の確認リストにも自動で並ぶ

ほかにも

送迎表（定員・車いすのチェック）実費の明細をまとめて作る保険証の期限のお知らせ研修の受講履歴と報告書業者さんの納品明細の取り込み基本情報を1回入れたら全部の様式に届いたFAXを、送り元や書類の種類ごとに振り分け

※画面は説明用のイメージです。介護ソフトにある機能は、そちらを使います

現場を知っているから

ひとのじかんの仕組みづくり

その1

今のソフトは、そのままで

介護ソフトでできることは、介護ソフトで。足りない部分だけを、ソフトの「書き出し」「取り込み」の機能と組み合わせて補います。

その2

勘どころを、みんなのルールに

ベテランの職員さんが何を見て判断しているかを、一緒に言葉にして気づきを仕組みに。最後に判断するのは、人です。

その3

こわれにくく、記録まで安心

直すところは設定シートにまとめて、マニュアルつき。残す記録は、内部監査で培った運営基準の目線で考えます。

※運営基準を満たしているかの判定や、実地指導の結果を保証するものではありません

どっちを使う？

AIと仕組み、得意なことが違う

ChatGPT・Gemini・Claudeなど

得意なこと

わかりやすく、きれいな文章を考える・まとめる・下書きをつくる

結果

人工知能なので、同じことを聞いても答えが少し変わることがある

データ

処理するときに、データが一度AIのサービスに送られる。送った内容は、サービスの側に保存されることがある

※法人向けの有料契約など、保存しない・学習に使わない設定にできるものもあります

仕組み

表の数式・ボタン1つの自動化（Excelのマクロなど）

得意なこと

転記・集計・チェックなど、毎回同じ手順の仕事

結果

同じ入力なら、毎回同じ結果

データ

AIのように、外のサービスに送られて保存されることがない。今あるExcel・スプレッドシートの中だけで処理される

※ボタン1つの自動化は、最初の1回だけ実行を許可する操作が必要です（マニュアルで説明します）

組み合わせると、もっと楽に

シフト表は、AIが下書き、数式がチェック

シフト表づくり、とても大変ですよね。みなさんの希望休を集めて、すべての勤務を入れて、夜勤の間隔や回数も考えて……。こうしたルールを伝えてAIに組んでもらえば、下書きはすぐにできます。ルールが守れているかは、Excelやスプレッドシートに入れた数式で確かめ、最後は職員さんの事情を知っている人が目で見て決めます。

AIが下書き

必要な人数や希望休をもとに、シフトの案をつくる

数式がチェック

人員不足・資格・夜勤回数・連続勤務を自動で確認

人が決める

職員さんの事情や組み合わせを見て、最後に決める

※AIには、職員さんの名前を記号にして渡すなど、個人情報を入れない工夫ができます

相談してみる介護とAIを見る

料金の目安を見るはじめての方は、30分の無料相談もあります。

AIだけじゃない。決まった仕事は、仕組みで一度に。